Elektronikus munkaidő nyilvántartással szemben támasztott követelmények:

Elektronikus munkaidő nyilvántartással szemben támasztott követelmények:

A munkaidő nyilvántartással kapcsolatos törvényi szabályozás

A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (továbbiakban: Mt.) 134.§-a a munkáltatók munkaidő nyilvántartási kötelezettségét az alábbiak szerint határozza meg:

(1) A munkáltató nyilvántartja

a) a rendes és a rendkívüli munkaidő,

b) a készenlét,

c) a szabadság

tartamát.

(2) A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is.

(3) Az (1) bekezdés a) pont szerinti nyilvántartás – a (2) bekezdésben foglaltaktól eltérően – az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is vezethető.

A fentebb idézett Mt-beli szabályozásból kitűnik, hogy:

-a munkaidő nyilvántartás vezetésének kötelezettsége a munkáltatót terhelő kötelezettség

-a munkaidő nyilvántartásban szereplő adatoknak naprakész módon kell rendelkezésre állniuk

-a munkaidő nyilvántartásban szereplő adatokból a munkaidő és készenlét kezdő és befejező időpontjának megállapíthatónak kell lennie.

 A papír alapon vezetett munkaidő nyilvántartás nagyobb létszámú munkaerő állománynál kevésbé praktikus megoldás, nehéz annak begyűjtése bérszámfejtés előtt, nem egyszerű kontrollálni, hogy mindenki naprakészen vezeti-e. Több adminisztrációt is igényel a napi munkaidő, a szabadság és egyéb távollétek rögzítése. Elektronikus megoldással pontos statisztikával tudja a munkáltató követni az alkalmazottak munkaidejét, valamint a napközbeni eltávozások időtartamát is. Vitán felül megállapíthatóak a túlórák, könnyen megoldhatóak a csúsztatások. A munkaidő nyilvántartást lehetővé tevő programok segíthetnek a távollétek tervezésében is. A szabadságok, kiküldetések jól nyomon követhetőek, valamint az egyéb távollétek is, pl. betegszabadság, táppénz is pontosan lekérdezhetők.

 Mire figyeljünk az elektronikus munkaidő nyilvántartás használatakor?

 1., Az érkezés/távozás nem azonos a munkaidő kezdő és befejező időpontjával

A munkáltató köteles nyilvántartani a munkaidő kezdő és befejező időpontját, mely nem azonos a munkahelyre történő belépés és onnan történő távozás blokkolási időpontjával. Fontos világosan látni azt, hogy semmilyen jogszabályi előírás nincs arra vonatkozóan, hogy a tényleges munkahelyre történő érkezés és onnan történő távozás időpontját tartsa nyilván a munkáltató. Azt is világosan kell látni kell, hogy abban az esetben, ha az általunk vezetett munkaidő nyilvántartás a munkaidő kezdeteként az érkezést, a munkaidő végeként a távozást tünteti fel, ezen munkaidő adatok alapján kell a munkabérek elszámolását is teljesíteni, még annak ellenére is, ha a ledolgozott órák számát összegző oszlop a nyilvántartáson 8-ban jelöli meg.

Több bírósági ítéletben is kimondásra került, hogy a munkáltató viseli a munkaidő nyilvántartásban szereplő adatokkal kapcsolatos jogkövetkezményeket. Például a Kúria Mfv.II.11.038/2011/3.számú ítéletében kimondásra került, hogy a munkáltató „nem hivatkozhat alappal arra, hogy a […] túlmunkavégzésről nem tudott, hiszen a munkáltató kötelezettsége az, hogy a vezetett jelenléti ívek alapján meggyőződjön a munkavállalók munkavégzési körülményeiről.”

Vagyis, ha a munkaidő nyilvántartások a munkaidő kezdő és befejező időpontjaként a tényleges blokkolási időket rögzítik óra, perc pontossággal, mely minden esetben néhány perces eltérést mutat a beosztott munkaidő nyilvántartás adataihoz képest a munkaügyi ellenőrzés jogosan fogja számon kérni a munkáltatón a rendkívüli munkaidőben történő munkavégzés díjazási szabályait.

 2., Munkavállaló általi hozzáférés és ellenőrzés lehetősége

Bár az Mt-ben nem szerepel, mégis a legújabb bírói gyakorlatból az olvasható ki, hogy a munkavállaló munkaidő nyilvántartáshoz való hozzáférését köteles a munkáltató biztosítani:

A Kúria Mfv.II.10.825/2011/5.számú ítéletének indoklása ehhez kapcsolódóan a következőket mondta ki: „A jogszabály ilyen irányú tételes rendelkezése hiányában is megállapítható az, hogy a szabályozás céljának csak a munkavégzés helyén vezetett, vagyis olyan nyilvántartás felel meg, amely mind a munkavállalók, mind a hatóság részéről azonnal ellenőrizhető.”

Ez egyébiránt más Kúria ítéletekben is következetesen megjelenik: „A szabályozás céljából és jellegéből következően azonban a nyilvántartást az egyes adatok elszámolási kötelezettségéhez kötődően kell vezetni, vagyis akként, hogy az egyes munkaidő elemek jogszabályi feltételeire vonatkozó rendelkezések betartása ellenőrizhető legyen a hatóság és a munkavállalók számára. Ennek során figyelemmel kell lennie a nyilvántartott adatok tartalmára és a nyilvántartásuk rendeltetésére” [Mfv.II.10.646/2011/4.szám]. Vagyis az elektronikus munkaidő nyilvántartások vonatkozásában is meg kell teremteni annak a lehetőségét, hogy a munkavállaló az általa munkában töltött időadatokhoz hozzáférjen és azokat ellenőrizni tudja.

 3., A nyilvántartás hitelesítése

Az elektronikus munkaidő nyilvántartások vonatkozásában is célszerű a munkáltató által vezetett időadatokat a munkavállalóval, a munkavállaló által vezetett időadatokat pedig a munkáltató részéről jóváhagyatni, hitelesíteni.

Ez egyrészt történhet az elektronikus időnyilvántartás adatainak egyszeri nyomtatott formában történő aláíratásával, másrészt azokon a munkahelyeken, ahol minden érintett munkavállaló részére biztosított elektronikus felületen is a hozzáférés, egyéni aláírási jelszavak alkalmazásával.

4., A naprakész munkaidő nyilvántartás követelményének érvényesülése az elektronikus munkaidő rendszerek kapcsán

A munkaidő-nyilvántartásnak naprakészen kell rendelkezésre állnia. A munkaügyi hatóság álláspontja szerint a nyilvántartás lényege éppen az, hogy a munkakezdés és befejezés időpontja annak kezdetekor, illetőleg végén rögzítve legyen. A hatósági álláspont helyességét több bírói ítélet is alátámasztotta. Ehhez kapcsolódóan hivatkozunk a Kúria Mfv.II.10.585/2011/4.számú ítéletének indoklására, mely hasonló tényállásnál kimondta, hogy „a nyilvántartani rendelt adat jellege határozza meg, hogy ennek milyen időszak vonatkozásában kell rendelkezésre állni. A felperes által alkalmazott un. blokkoló kártyás munkaidő-nyilvántartás a törvényi előírásoknak nem felelt meg, mert a központba beérkező adatok csak 24 óránként kerültek frissítésre és sem az ellenőrök, sem a munkavállalók számára nem voltak hozzáférhetőek, ellenőrizhetőek.” 

5., Általános megfelelősség kérdésköre az adatok utólagos módosításának tükrében

Ahogyan a ceruzával elkészített munkaidő beosztás és munkaidő nyilvántartás nem fogadható el megfelelő nyilvántartásnak, úgy azoknak az elektronikusan vezetett munkaidő nyilvántartásoknak a megfelelőssége is joggal megkérdőjelezhető, melyek a munkaidő adatok utólagos, nyom nélküli módosítását lehetővé teszik.

 A személyes konzultációkra időpontok október.03.-tól október 17.-ig még leköthetőek.

Szeged 2019.09.23. Összeállította a KONTROPORT Kft. munkacsoportja.

Forrás: saját és internet