A MUNKAIDŐ NYILVÁNTARTÁS ÉS A JELENLÉTI ÍV KÉRDÉSKÖRE
A munkaidő-nyilvántartás a munkaidőt rögzíti, vagyis a munkaidő kezdetét és munkaidő végét.
Jelenléti ív: a jelenléteket rögzíti, vagyis az érkezés és a távozás időpontját, vagyis többet, mint a munkaidő.
A jelenléti ív, nagyon fontos a munkaügyi dokumentumok között, mégis nagyon kevés az egyértelmű rendelkezés a helyes vezetés és alkalmazás módját illetően. Egyetlen rövid paragrafus szól róla a Munka törvénykönyvében. Az elnevezés nem is igazán fontos, csak legyen megfelelő a tartalom. Találkoztunk már olyan „jelenléti ív”-vel ahol valóban csak a jelenlét volt rögzítve: érkezés és távozás időpontja. Ez sajnos nem megfelelő és nem elegendő, mivel ennél jóval több adat szükséges.
Miért szükséges?
Felmerülhet bennünk a kérdés, hogy de miért szükséges ez? A bérszámfejtők ugye tudják, hogy ez a bérszámfejtés alapja (a beosztással együtt!!!), hiszen nélküle nem tudjuk elkészíteni a törvényeknek megfelelő bérszámfejtést. A különböző bér elemeket csak akkor tudjuk számfejteni, ha ehhez a rendelkezésünkre állnak az egyértelmű, hiteles adatok. Gondoljunk itt az Mt. pótlékokról szóló részére vagy a munkaidő keretről szóló részekre, a beosztás szabályaira, állásidőre és még sorolhatnánk, hogy mennyi területen felmerül a megfelelően vezetett munkaidő nyilvántartás szükségessége. Ezek a szabályok mind-mind arra alapoznak, hogy létezik egy folyamatosan, naprakészen vezetett, a valóságot rögzítő, hiteles munkaidő nyilvántartás. Ugyanakkor egyfajta kontrollt is ad a feleknek. A munkáltatónak lehetősége van követni a teljesített órákat (esetleg túlórákat), valamint a távolléteket és a következő havi beosztás tervezésekor segítséget jelenthet neki, hogy felhasználja az addigi adatokat. Munkaidő keret alkalmazásánál kiemelten fontos, hiszen ilyen esetben több hónapot kell figyelemmel kísérni. Másrészt a munkavállaló is ellenőrizni tudja a beosztását és a teljesített óráit.
Ezen kívül ne feledjük, hogy a munkaügyi ellenőrzések kiemelt területe, részükre is alapdokumentáció.
Munkaidő nyilvántartás fogalma: A munkaidő-nyilvántartás a munkaidőt rögzíti, vagyis a munkaidő kezdetét és munkaidő végét.
Beléptető rendszer az érkezés-távozás adatait rögzíti, vagyis az egyjelenléti ív, hosszabb tartamokat tart nyilván a tényleges munkavégzésnél. Ha az érkezés - távozás idejét tartják nyilván munkaidő kezdeteként és befejezéseként, akkor a nyilvántartott időnél csak kevesebb lehet a munkaidő, mert nem akkor kezdődik a munkavégzés, amikor munkába érkezik a munkavállaló és nem is akkor ér véget amikor kiteszi a lábát a kapun.
A munkaidő nyilvántartás tartalma
Mt. 134. § (2) A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is.
A munkaidő nyilvántartás formája
A munkaidő nyilvántartás formai megjelenésére nincs törvényi előírás, de még csak irányelv sincs. A munkáltató szíve joga, hogy eldöntse, hogy napi heti vagy havi munkaidő nyilvántartást vezet-e.
Naprakészen kell vezetni a munkaidő-nyilvántartást (jelenléti ívet) 134. § (2)
134. § (2) A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is.
A nap fogalma 87. § (1)
Munkanap alatt naptári napot kell érteni, amely 00:00 órakor kezdődik, és 24:00 órakor ér véget. Mt. 87. § (1)
87. § (1) Munkanap: a naptári nap vagy a munkáltató által meghatározott megszakítás nélküli huszonnégy óra, ha a munkáltató működése miatt a beosztás szerinti napi munkaidő kezdete és befejezése nem azonos naptári napra esik.
Mit jelent a naprakész munkaidő nyilvántartás vezetés?
A naprakész vezetés törvényi követelménye azt jelenti, hogy a nyilvántartás legalább a nap utolsó órájában 24:00 óráig legyen kitöltve. Nem feltétlenül szükséges a munkaidő kezdetén és végén vezetni a nyilvántartást, de nagyon ajánlatos, mert könnyen elfelejtik.
Célszerűen a munkavállalók munkaidő adatait az események bekövetkezésekor kell rögzíteni!
Nem lehet előre kitölteni, csak akkor, ha a munkaidő nyilvántartás egyidejűleg a munkaidő beosztás is.
Nem lehet hó végén kitölteni a munkaidő nyilvántartást (jelenléti ívet).
Aki éppen dolgozik annak a munkaidő kezdete legyen beírva a munkaidő-nyilvántartásba (jelenléti ívbe), aki hazament annak a munkaidő végén legyen beírva a munkaidő vége.
134. § (1) A munkáltató nyilvántartja
a) a rendes és a rendkívüli munkaidő,
b) a készenlét,
c) a szabadság
tartamát.
134. § (2) A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is.
Munkáltatónak kell vezetni a munkaidő-nyilvántartást (jelenléti ívet)
Mt. 134. § (1) A munkáltató nyilvántartja
a) a rendes és a rendkívüli munkaidő,
b) a készenlét,
c) a szabadság
Mt. 134. § (1) A munkáltató nyilvántartja
a) a rendes és a rendkívüli munkaidő,
b) a készenlét,
c) a szabadság
tartamát.
Mt. 135. § (1) A felek megállapodása vagy kollektív szerződés
e) a 134. §-ban foglaltaktól nem térhet el.
A munkavállaló vezetheti a munkaidő nyilvántartást, ha a munkáltató átruházza rá ezt a feladatot. de a munkáltató a saját felelősségétől ezzel még nem mentesül.
Mivel számolhat a munkáltató, ha a munkavállalóira bízza a munkaidő nyilvántartás vezetését:
A munkavállaló
-elfelejti beírni magát, így nem lesz naprakész a nyilvántartás
-napok óta haza sem ment a munkából a nyilvántartás szerint.
-A lelkiismereteseknek előre ki van töltve a munkaidejük, így az nem naprakész
-beírhat magának indokolatlan túlórákat is.
Mindezek miatt a munkaidő nyilvántartás nem naprakész, és ezért a munkáltató a felelős, és a céget marasztalják el emiatt, nem a munkavállalót.
Munkaidő beosztás lehet a munkaidő nyilvántartás is egyben 134. § (3)
Az elkészített és legalább 7 nappal előbb közzétett és legalább egy hetet felölelő munkaidő beosztáson lehet vezetni a munkaidő nyilvántartást is. Ha a munkaidő beosztás szerint történik a tényleges munkavégzés akkor a beosztáson semmilyen bejegyzést nem kell tenni. Ha viszont a munkavégzés a beosztástól eltérő időpontban történik, akkor a beosztott időket át kell húzni, és lábjegyzetben megcsillagozva be kell írni a tényleges munkakezdési vagy befejezési időpontokat. Érdemes a lábjegyzetben megjelölni azt, hogy az eltérés a munkavállaló kérésre lett engedélyezve, vagy a munkáltató elrendelése alapján 50% pótlék megfizetésével változott a munkaidő.
134. § (3) Az (1) bekezdés a) pont szerinti nyilvántartás - a (2) bekezdésben foglaltaktól eltérően - az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is vezethető.
Utalás: (1) A munkáltató köteles nyilvántartani
a) a rendes és a rendkívüli munkaidőt
Utalás: (2)A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is.
Munkaidő beosztást le kell igazolnia hónap végén, ha az a munkaidő nyilvántartás is egyben 134. § (3)
134. § (3) Az (1) bekezdés a) pont szerinti nyilvántartás - a (2) bekezdésben foglaltaktól eltérően - az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is vezethető.
Utalás: (1) A munkáltató köteles nyilvántartani
a) a rendes és a rendkívüli munkaidőt
Utalás: (2)A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is.
Kötetlen munkaidőben foglalkoztatottaknak nem kell tételes munkaidő-nyilvántartást (jelenléti ívet) vezetni, azonban nyilván kell tartani a szabadság tartamát.
Az lehet kötetlen munkaidős, aki valóban maga osztja be a munkaidejét.
Pl.: Nem a beléptető rendszer hiányosságait szeretnék ezzel kiküszöbölni.
NE TALÁLJÁK KI, hogy minden munkavállaló kötetlen munkaidőben van foglalkoztatva, a munkaidő-nyilvántartás (jelenléti ív) vezetés mellőzése érdekében!!!
A munkaügyi felügyelők vizsgálják és minősítik a munkavállaló munkaidejének kötetlenségét. Ha kötetlen munkaidősnek mondott dolgozó, azt nyilatkozza, hogy kötetlenül dolgozik hétfőtől - péntekig naponta 8:00 - 16:30 - ig, fél óra ebédidővel, akkor a cég számíthat a munkaidő-nyilvántartás (jelenléti ív) hiánya miatti elmarasztalásra.
Mt. 96. § (2) A munkáltató a munkaidő beosztásának jogát – a munkavégzés önálló megszervezésére tekintettel – a munkavállaló számára írásban átengedheti (kötetlen munkarend). A munkarend kötetlen jellegét nem érinti, ha a munkavállaló a munkaköri feladatok egy részét sajátos jellegüknél fogva meghatározott időpontban vagy időszakban teljesítheti.
Mt. 96. § (3) Kötetlen munkarend esetén
a) a 93-112. §-ban, valamint
b) a 134. (1) bekezdés a)-b) pontban
foglaltakat - e bekezdés kivételével - nem kell alkalmazni.
134. § (1) A munkáltató nyilvántartja
a) a rendes és a rendkívüli munkaidő,
b) a készenlét,
c) a szabadság
tartamát.
Módszerek
Gyakori a papír alapon történő nyilvántartás, amikor is minden dolgozónak külön kell vezetnie a saját nyilvántartását. A tapasztalat azt mutatja azonban, hogy ez sok dolgozónál nem optimális, kezelhetetlen, az ellenőrzés sem biztosított megfelelően és a bérszámfejtés számára sem ideális a nagy hibalehetőség és a nehézkes kezelés miatt.
A technika előrehaladtával a papír alapú nyilvántartások egyre inkább kikopnak a gyakorlatból, ma már az elektronikus alapon működő megoldások a népszerűbbek.
Vannak olyan cégek, ahol beléptető rendszer működik. Ez sem biztos, hogy minden esetben megfelelő a munkaidő nyilvántartására, ha csak a belépés és a kilépés időpontját rögzíti a rendszer. Az ugyanis pontosan úgy kevés, mint az ún. jelenléti ív. De vannak már olyan rendszerek, amelyek megfelelnek a követelményeknek.
Még egy mód, hogy előre egy hónapra a megadhatjuk a beosztást és csak a változásokat rögzítjük naprakészen. Itt azonban figyeljünk arra, hogy ez csak a rendes és rendkívüli munkaidőre vonatkozik, a készenlétet és a távolléteket ekkor is naprakészen kell rögzíteni, ugyanúgy, mint a beosztástól való eltéréseket
Ne legyenek üres vagy kihúzott sorok a nyilvántartásban, mert így nem tudhatjuk egyértelműen eldönteni, hogy az adott nap pihenőnap, szabadság vagy akár betegség (persze általános munkarendnél a hétvégék kihúzása nem hiba).
Lényeges követelmény még, hogy legyen egyértelmű, ne legyenek értelmezhetetlen rövidítések pl.sz=szabadság vagy szabadnap??? A kézzel írt nyilvántartásoknál ügyeljünk az olvashatóságra.
Fontos hogy a hatósági, a munkáltatói és a munkavállalói oldalról is bármikor elérhető és ellenőrizhető legyen a nyilvántartás. Ha a munkáltató vezeti akkor lássa és ellenőrizhesse a dolgozónk a nyilvántartott munkaidejét, ha pedig a munkavállaló vezeti akkor a munkáltatónak kell tudni ellenőrizni a nyilvántartás helyességét és naprakészségét. Természetesen egy hatósági ellenőrzéskor is rendelkezésre kell állnia az adatoknak.
A Kúria ítélete szerint a nyilvántartás akkor felel meg az előírásoknak és a szabályozás céljának, ha azt a munkavégzés helyén vezetik. Elektronikus nyilvántartás esetén is lényeges, hogy az legyen elérhető a munkavégzés helyéről, mert csak így biztosítható, hogy a munkaadó, a munkavállaló és a munkaügyi hatóság is azonnal hozzáférhessen, ellenőrizhessen.
A munkaidő-nyilvántartás hitelessége
A beosztott és a teljesített munka kezdő és befejező időpontja dokumentálva legyen, ezzel lehetővé téve, hogy a munkavállalók és a hatóság számára ellenőrizhető legyen
A munkakezdés és befejezés időpontja annak kezdetekor, illetőleg végén rögzítve legyen. Erre irányuló törvényi követelmény nincs ugyan a munka törvénykönyvében, de ez felügyelői elvárás A munkaidő kezdete és vége akár a nap végéig is beírható a nyilvántartásba, a törvény szerint.
Az ellenőrizhetőséggel és a naprakészséggel függ össze az az elvárás, hogy a munkaidő nyilvántartásnak a munkavégzés helyszínén kell lennie, amennyiben a munkakör jellege, illetve a munkaszervezés körülményei azt lehetővé teszik. A munkaszervezés körülményei miatt nem elvárható pl. üzemzavar elhárítás esetén.
A helyszínen tartás követelménye levezethető az Mt 134. § (2) bekezdéséből, mert az ott megkövetelt naprakészség megállapítása csak a nyilvántartás napján a munkavégzés helyszínen lehetséges. Ha az ügyvezető vagy valaki más a munkaidő nyilvántartást napközben magánál tartja a kocsijában, akkor egy felügyelői ellenőrzés a nyilvántartás naprakészségét nem tudja ellenőrizni., nem tudja megállapítani annak naprakészségét. A naprakész vezetést a felügyelő a helyszínen csak az előző napra tudja megállapítani, mert az aznapi vezetés 24:00 óráig jogszerűen megtehető.
Mt. 134. § (2) A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is.
Összeállította a Kontroport Kft. munkacsoportja Szeged, 2021.06.18.
Forrás: saját és internet